Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?
17 november 2021
In het algemeen wordt er weinig aandacht aan het doorlezen van toegezonden algemene voorwaarden. Het doorlezen van “de kleine lettertjes” wordt vaak als tijdrovend (en saai) beschouwd. Dat een partij toegezonden algemene voorwaarden doorleest is daarom eerder uitzondering dan regel. In de praktijk is echter veel te doen rondom algemene voorwaarden; met name rondom de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Maar waarom zijn algemene voorwaarden zo belangrijk? Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig? En hoe zorg je als bedrijf ervoor dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn? Hoe zit het bovendien met het toepassen van gewijzigde algemene voorwaarden? En wat als de wederpartij haar eigen algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard? In deze blog geeft advocaat contractenrecht mr. Vincent Melens van Flinck Advocaten antwoord op al deze vragen.
Het belang van algemene voorwaarden
Het hanteren van algemene voorwaarden is niet verplicht. Het is wel heel verstandig. Algemene voorwaarden fungeren namelijk als vangnet; als je over een bepaald onderwerp niets afspreekt, dan kan je terugvallen op de algemene voorwaarden. Het hanteren van algemene voorwaarden is dus een absolute must. Maar wat regel je allemaal in algemene voorwaarden? Het antwoord op deze vraag is volkomen afhankelijk van het product of dienst in kwestie. Veel voorkomende onderwerpen zijn:
- leverings- en betalingsvoorwaarden;
- garantievoorwaarden;
- opzeggingsvoorwaarden; en
- uitsluiting en/of beperking van aansprakelijkheid.
In de praktijk laat de kwaliteit van algemene voorwaarden nog wel eens te wensen over. De algemene voorwaarden zijn dan het resultaat van knip- en plakwerk. Hierdoor zijn bedrijven niet goed beschermd tegen eventuele aansprakelijkheidsrisico’s. Dat is zonde en kan eenvoudig voorkomen worden: laat je algemene voorwaarden opstellen door een gespecialiseerde advocaat of jurist.
Toepasselijkheid van algemene voorwaarden
Stap één is het opstellen van algemene voorwaarden. Daarmee ben je er nog niet. De volgende stap bestaat uit het toepassen van de algemene voorwaarden. Maar hoe verklaar je algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing?
Van belang is dat de algemene voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst worden aanvaard. Daarbij is vereist dat de gebruiker de wederpartij de redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Een verwijzing naar de algemene voorwaarden op de factuur, die pas na het sluiten van een overeenkomst wordt verstuurd, is daarom onvoldoende (Hoge Raad 11 februari 2011, ECLI:NL:HR:2011:BO7108, Rechtbank Rotterdam, 27 januari 2016, ECLI:NL:RBROT:2016:669).
Algemene voorwaarden ‘ter hand stellen’
De gebruiker van de algemene voorwaarden moet de voorwaarden dus voor (of tijdens) het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ‘ter hand te stellen’. Daarmee wordt bedoeld: een exemplaar overhandigen. Dat hoeft niet fysiek te gebeuren. Dat kan natuurlijk op per mail of via een link tijdens een (online) bestelproces.
Alleen als het onmogelijk is om de algemene voorwaarden aan de wederpartij te overhandigen, dan kan worden volstaan met de mededeling dat dat de algemene voorwaarden gedeponeerd zijn bij de rechtbank of bij de Kamer van Koophandel. Helaas gaat dit in de praktijk vaak fout. Veel bedrijven volstaan met de mededeling dat de algemene voorwaarden gedeponeerd zijn en passen hun algemene voorwaarden dus verkeerd toe. Als de wederpartij niet de mogelijkheid is geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, dan zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar en dus niet op de overeenkomst van toepassing.
Om achteraf te kunnen bewijzen dat de wederpartij de algemene voorwaarden heeft ontvangen, kan het verstandig zijn om voor ontvangst te laten tekenen.
Digitaal beschikbaar stellen
Op het moment dat een overeenkomst digitaal tot stand komt, dan mogen de algemene voorwaarden ook digitaal worden verstrekt. Dit kan door de algemene voorwaarden toe te sturen als bijlage of door in de overeenkomst een hyperlink op te nemen naar de algemene voorwaarden op de website. Daarbij is van belang dat de hyperlink directverwijst naar de algemene voorwaarden en dat de algemene voorwaarden kunnen worden opgeslagen. De algemene voorwaarden moeten gemakkelijk één klik te raadplegen zijn.
Helaas komt het geregeld voor dat ondernemers denken te kunnen volstaan met de mededeling dat de algemene voorwaarden op hun website te raadplegen zijn. Dit is onvoldoende. Zo oordeelde de rechtbank in een zaak dat de algemene voorwaarden van een bedrijf niet van toepassing waren, omdat haar algemene voorwaarden via de hyperlink niet in één klik te raadplegen was. De hyperlink verwees naar de homepage van het bedrijf waardoor de wederpartij zelf op zoek moest naar de algemene voorwaarden. De rechtbank oordeelde in die zaak dat het niet de bedoeling is dat een wederpartij moet ‘doorklikken’ om uiteindelijk bij de hyperlink naar de algemene voorwaarden uit te komen. De conclusie was dan ook de algemene voorwaarden van het bedrijf niet van toepassing waren, omdat zij de wederpartij niet de redelijke mogelijkheid had geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.
Stappenplan toepasselijkheid algemene voorwaarden:
- De algemene voorwaarden moeten (in de overeenkomst) van toepassing worden verklaard op de overeenkomst (“Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van bedrijf X van toepassing”);
- De wederpartij moet instemmen met de algemene voorwaarden;
- De algemene voorwaarden moeten worden overhandigd;
-
- fysiek: het overhandigen van de algemene voorwaarden;
- digitaal: als bijlage of als hyperlink naar de algemene voorwaarden op de website;
- Is het niet mogelijk om de algemene voorwaarden te overhandigen? Dan kan in dat geval worden volstaan met de mededeling dat dat de algemene voorwaarden gedeponeerd zijn bij de rechtbank of bij de Kamer van Koophandel.
Battle of forms: welke voorwaarden zijn van toepassing?
Voor de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden is dus vereist dat deze van toepassing worden verklaard op een overeenkomst. In de praktijk komt het geregeld voor dat beide partijen eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren. De vraag is vervolgens: welke algemene voorwaarden zijn op de overeenkomst van toepassing? Dit wordt de ‘battle of forms’ genoemd.
Het antwoord kan gevonden worden in artikel 6:225 lid 3 BW: als aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden verwijzen, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe. Dat is anders als bij de tweede verwijzing de toepasselijkheid van ‘eerste algemene voorwaarden’ uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen. Belangrijk om te vermelden: een standaard tekst (‘Uitdrukkelijk worden andersluidende voorwaarden afgewezen’) is daarvoor niet voldoende.
Langdurige handelsrelaties en algemene voorwaarden
Wanneer partijen vaker zaken met elkaar doen, dan rijst al gauw de vraag of de algemene voorwaarden steeds opnieuw moet worden overhandigd om de voorwaarden van toepassing te laten zijn op de overeenkomst. Kan in dat geval niet worden volstaan met een verwijzing naar de algemene voorwaarden op de factuur? Het antwoord hierop is vaak: ja.
Bij opvolgende transacties is het meestal voldoende om de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden te vermelden op de factuur. Dit is anders op het moment dat de wederpartij bezwaar maakt tegen de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Maakt de wederpartij geen bezwaar, dan mag de gebruiker er gerechtvaardigd van uitgaan dat de wederpartij de algemene voorwaarden stilzwijgend heeft aanvaard (Rechtbank Rotterdam, 11 april 2018, ECLI:NL:RBROT:2018:3157, Rechtbank Oost-Brabant, 22 oktober 2014, ECLI:NL:RBOBR:2014:6274, Hoge Raad, 5 juni 1992, ECLI:NL:HR:1992:ZC0623).
Gewijzigde algemene voorwaarden van toepassing verklaren
Hoe zit het dan met de toepasselijkheid van nieuwe c.q. gewijzigde algemene voorwaarden? Het komt geregeld voor dat een bedrijf haar algemene voorwaarden wil wijzigen. Hieraan kunnen allerlei redenen ten grondslag liggen (bijvoorbeeld gewijzigde regelgeving). Het wijzigen van de overeengekomen algemene voorwaarden is meestal toegestaan, tenminste in de ‘oude’ algemene voorwaarden een wijzigingsbeding staat opgenomen. Maar hoe verklaar je nieuwe algemene voorwaarden van toepassing? De gewijzigde algemene voorwaarden kunnen van toepassing worden verklaard door deze simpelweg toe te sturen naar bestaande contractspartijen. Daarbij moet wel worden aangegeven per welke datum de gewijzigde voorwaarden in werking treden.
Wil je meer weten over de geldigheid van algemene voorwaarden? Of wil je algemene voorwaarden laten opstellen of laten controleren? Neem dan contact op met mr. Vincent Melens van Flinck Advocaten op het telefoonnummer: 020 26 10 234 of per e-mail: [email protected].
Geschreven door
